Een gemiste oproep van een onbekend nummer is vaak een klant die direct de volgende installateur belt. Tel een week lang je gemiste oproepen, reken met de formule hieronder uit wat ze je per maand kosten en kies dan een oplossing: een betere voicemail, doorschakelen, een telefoonservice, een terugbel-sms of vaste terugbelmomenten.
Waarom een gemiste oproep vaak een gemiste klus is
Wie een installateur zoekt, heeft meestal een concreet probleem: een cv-ketel die niet aanslaat, een lekkage, een offerte voor een warmtepomp. Zo iemand opent Google, ziet een rijtje bedrijven met een belknop en begint te bellen. Neem jij niet op, dan is de volgende op de lijst één tik verwijderd.
Een voicemail helpt daar maar beperkt bij. Veel mensen spreken niets in en proberen gewoon het volgende nummer. Bel je een uur later terug, dan heeft de klant vaak al een afspraak gemaakt. Niet omdat jij slechter bent, maar omdat de ander als eerste reageerde.
Het lastige: je merkt dit verlies niet. Een gemiste oproep staat als een nummer in je belgeschiedenis, niet als een klus die je misliep. Daarom begint het oplossen met meten.
Reken het zelf uit: wat kosten gemiste oproepen jou?
Je hebt drie getallen nodig. Het eerste haal je uit je telefoon, de andere twee schat je zelf in op basis van je eigen cijfers.
- Gemiste oproepen per week van nummers die je niet kent (dus mogelijke nieuwe klanten).
- Het deel daarvan dat een klus had kunnen worden. Niet elke beller is een klant. Wees streng voor jezelf.
- Je gemiddelde opdrachtwaarde.
De som: gemiste oproepen per week × deel dat een klus wordt × opdrachtwaarde × 4,3 weken = gemiste omzet per maand.
| Rekenvoorbeeld (vul je eigen cijfers in) | Waarde |
|---|---|
| Gemiste oproepen van onbekende nummers per week | 6 |
| Deel dat een klus had kunnen worden | 20% |
| Gemiddelde opdrachtwaarde | €450 |
| Gemiste omzet per maand | 6 × 0,2 × €450 × 4,3 ≈ €2.320 |
Dit is een voorbeeld, geen gemiddelde van de branche. Komt er bij jou een veel kleiner of groter bedrag uit, dan is dat precies waarom het loont om het zelf te berekenen. Wil je het snel doorrekenen met meer taken erbij, gebruik dan de besparingscalculator.
Eerst meten: hoeveel oproepen mis je echt?
Kijk één week lang bewust naar je gemiste oproepen. Dat kan op drie plekken:
- Je mobiele telefoon: de belgeschiedenis toont gemiste oproepen met tijdstip. Noteer elke dag hoeveel onbekende nummers erbij zaten.
- Je telefooncentrale of VoIP-aanbieder: in het online portaal zie je meestal een overzicht van alle inkomende en gemiste gesprekken, ook buiten kantoortijd.
- Je Google Bedrijfsprofiel: bij de prestaties van je profiel zie je onder "Gesprekken" hoe vaak mensen vanuit Google op de belknop drukten. Dat zegt iets over hoeveel telefoontjes er via Google binnenkomen.
Let ook op het tijdstip. Vallen de gemiste oproepen vooral tussen 7:00 en 9:00, tijdens de lunch of na 17:00? Dan weet je meteen waar het gat zit en welke oplossing het beste past.
Vijf manieren om gemiste oproepen op te vangen
| Oplossing | Goed voor | Let op |
|---|---|---|
| 1. Een betere voicemail | Gratis en direct te regelen | Veel bellers spreken niets in. Je moet nog steeds zelf terugbellen. |
| 2. Doorschakelen naar een collega | Bedrijven met iemand op kantoor | Werkt alleen als die collega zelf beschikbaar is. |
| 3. Een telefoonservice | Altijd een mens aan de lijn | Vaste kosten per maand en vaak per gesprek. De medewerker kent je vak niet. |
| 4. Een terugbel-sms | Wie onderweg is en snel wil reageren | Werkt alleen bij mobiele nummers. De tekst moet kort en duidelijk zijn. |
| 5. Vaste terugbelmomenten | Iedereen, in combinatie met 1 of 4 | Vraagt discipline: die momenten moet je echt vrijhouden. |
Voicemail: maak hem kort en concreet. Noem je bedrijfsnaam, zeg wanneer je terugbelt ("vandaag nog, uiterlijk om 17:00") en vraag om naam en adres. Een belofte met een tijd erin werkt beter dan "we bellen zo snel mogelijk terug".
Terugbel-sms: de beller krijgt binnen een paar seconden een bericht in jouw naam, met een link om zelf een terugbelmoment te kiezen. Het verschil met voicemail: de klant hoeft niets in te spreken en weet direct dat je reageert. Dit kun je met de hand doen (zelf een sms sturen zodra je kunt), of laten automatiseren.
Vaste terugbelmomenten: plan twee of drie vaste blokjes per dag, bijvoorbeeld om 10:00, 12:30 en 16:30, waarin je alle gemiste oproepen afwerkt. Zo voorkom je dat terugbellen tussen de bedrijven door vergeten wordt.
Liever dat het vanzelf gaat?
De gemiste-oproep-assistent stuurt elke beller die je mist binnen seconden een sms in jouw naam, met een link om zelf een terugbelmoment te kiezen. Jij krijgt een melding en ziet alles in één overzicht. Vanaf €99 per maand.
Bekijk de gemiste-oproep-assistent →Doorschakelen bij geen gehoor: zo stel je het in
Wil je gemiste oproepen naar een collega, een telefoonservice of een assistent sturen, dan gebruik je doorschakelen. Op de meeste Nederlandse mobiele netwerken werkt dat met standaardcodes (zie bijvoorbeeld de uitleg van KPN) die je intoetst op je belscherm, gevolgd door de beltoets:
| Wanneer doorschakelen | Code |
|---|---|
| Bij geen gehoor | **61*0612345678# |
| Bij in gesprek | **67*0612345678# |
| Bij onbereikbaar (uit of geen bereik) | **62*0612345678# |
| Doorschakelen bij geen gehoor weer uitzetten | ##61# |
| Alle doorschakelingen tegelijk uitzetten | ##002# |
Vervang het voorbeeldnummer door het nummer waarnaar je wilt doorschakelen. Twee dingen om te checken bij je provider: of doorschakelen bij jouw abonnement geld kost (soms tellen doorgeschakelde gesprekken als belminuten) en na hoeveel seconden "geen gehoor" ingaat. Heb je een vaste lijn of een VoIP-telefooncentrale, dan regel je doorschakelen meestal in het portaal van die aanbieder.
Wat zet je in een terugbel-sms?
Een goede terugbel-sms is kort, persoonlijk en heeft één duidelijke vervolgstap. Twee voorbeelden die je kunt overnemen:
Hoi! Je belde net Installatiebedrijf De Vries, sorry dat we niet konden opnemen. Kies hier wanneer we je terugbellen: [link]
Hoi! Je belde De Vries buiten onze openingstijden. We bellen je morgen vanaf 8:00 terug, of kies hier zelf een moment: [link]
Tips:
- Noem je bedrijfsnaam, anders weet de beller niet van wie het bericht komt.
- Blijf onder de 160 tekens. Dan is het één sms. Emoji maken een sms korter en duurder, dus laat ze weg.
- Stuur maar één bericht. Belt dezelfde persoon twee keer, dan hoeft er geen tweede sms uit.
- Geen reclame. De sms is een reactie op het telefoontje, geen aanbieding.
Checklist voor deze week
- Tel een week lang je gemiste oproepen van onbekende nummers, met tijdstip.
- Reken met de formule hierboven uit wat dat je per maand kost.
- Spreek een nieuwe voicemail in met een concrete terugbeltijd.
- Kies twee of drie vaste terugbelmomenten per dag en zet ze in je agenda.
- Kost het je meer dan je lief is? Kies dan een van de vijf oplossingen en test hem een maand.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of een gemiste oproep een nieuwe klant was?
Je weet het pas zeker als je terugbelt. Een goede vuistregel: onbekende nummers tijdens werktijd zijn vaak nieuwe aanvragen. Noteer een week lang wat het terugbellen opleverde, dan krijg je zicht op het percentage dat bij jou een klus wordt.
Werkt een terugbel-sms ook als iemand met een vast nummer belt?
Nee. Een vaste lijn kan geen sms ontvangen. Bel die nummers zelf terug, bij voorkeur op een van je vaste terugbelmomenten.
Kost doorschakelen geld?
Dat hangt af van je abonnement. Bij sommige providers tellen doorgeschakelde gesprekken als belminuten. Check het bij je provider voordat je het instelt.
Is een telefoonservice niet beter dan een sms?
Een telefoonservice geeft de beller direct een mens aan de lijn. Dat is fijn, maar kost meer en de medewerker kan vaak geen inhoudelijke vragen beantwoorden. Een terugbel-sms is goedkoper en laat de klant zelf een moment kiezen. Welke beter past, hangt af van hoeveel oproepen je mist en hoe complex de vragen zijn.
Bronnen
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
