Je hoeft niet 24/7 op te nemen om bereikbaar te zijn. Zet duidelijke openingstijden in je Google Bedrijfsprofiel, schakel buiten werktijd door naar een voicemail, telefoonservice of AI-receptionist, regel apart wat spoed is en geef bellers altijd een concreet moment waarop je terugkomt. Zo voelt de klant zich geholpen en houd jij je avonden vrij.
Bereikbaar is iets anders dan altijd opnemen
Een klant die buiten werktijd belt, verwacht meestal niet dat je meteen langskomt. Hij wil weten dat zijn vraag is aangekomen en wanneer hij iets hoort. Bereikbaar zijn betekent dus vooral: duidelijk zijn. Dat kun je grotendeels automatisch regelen.
Stap 1: duidelijke openingstijden
Zet je openingstijden in je Google Bedrijfsprofiel, op je website en in je voicemail. Voor feestdagen en vakanties stel je in Google afwijkende openingstijden in. Google noemt daarbij een paar aandachtspunten:
- Je gewone openingstijden moeten op "Open" staan, anders worden afwijkende tijden niet getoond.
- Voor tijden van een specifieke dienst, zoals een spoeddienst, gebruik je "Meer tijden".
- Ben je zeven dagen of langer dicht, dan markeer je je bedrijf als tijdelijk gesloten.
Stap 2: buiten werktijd doorschakelen
Wat gebeurt er als iemand belt en jij niet opneemt? Met doorschakelen bij geen gehoor bepaal je dat zelf. Bij KPN stel je dat in met **61*telefoonnummer#, en het instellen is gratis. Je kunt doorschakelen naar:
| Bestemming | Geschikt voor |
|---|---|
| Voicemail met terugbelmoment | Weinig oproepen buiten werktijd |
| Telefoonservice | Bellers die een mens willen horen |
| AI-receptionist | Veel vaste vragen en afspraken, ook 's avonds |
Met de standaardcodes schakel je de hele dag door, niet alleen 's avonds. Wil je onderscheid tussen werktijd en avond, dan heb je een zakelijke telefooncentrale of een dienst met tijdsregels nodig. Meer in doorschakelen bij geen gehoor instellen.
Stap 3: regel apart wat spoed is
Niet elke vraag kan wachten tot morgen. Bepaal vooraf wat bij jou spoed is, bijvoorbeeld een lekkage, een storing zonder verwarming in de winter of acute pijn in een tandartspraktijk. Spreek dan af:
- wie er bereikbaar is voor spoed, en op welke dagen;
- hoe bellers bij die persoon komen: een apart nummer of doorverbinden;
- wat spoed kost, en vermeld dat vooraf.
Noem alleen een spoednummer als het echt wordt opgenomen.
Bereikbaar, ook als jij vrij bent
De AI-receptionist neemt de telefoon op in natuurlijk Nederlands, stelt zich voor als digitale assistent, beantwoordt veelgestelde vragen en plant afspraken direct in je agenda. Bij spoed verbindt hij door naar jouw mobiel, en na elk gesprek krijg je een korte samenvatting. Vanaf €199 per maand, inrichting vanaf €995.
Bekijk de AI-receptionist →Stap 4: geef altijd een moment
Elke beller buiten werktijd moet weten wanneer hij iets hoort. "We bellen je morgen tussen 8:00 en 9:00 terug" is beter dan "zo snel mogelijk". Nog beter: laat de beller zelf een moment kiezen via een link. Houd je dan ook aan dat moment. Tips voor het terugbellen zelf lees je in terugbellen na een gemiste oproep.
Je eigen grenzen
Een duidelijke regeling beschermt ook jou. Als bellers weten dat ze morgenochtend worden teruggebeld, hoef jij 's avonds niet op te nemen. Zet je telefoon na werktijd op stil voor zakelijke nummers, en vertrouw op je regeling. Kijk na een maand of het werkt: zijn er klachten, of gaan er klanten verloren?
Veelgestelde vragen
Hoe zorg ik dat ik bereikbaar ben buiten kantoortijd?
Zet duidelijke openingstijden online, schakel bij geen gehoor door naar een voicemail, telefoonservice of AI-receptionist, regel apart wat spoed is en geef elke beller een concreet terugbelmoment.
Kan ik alleen buiten werktijd doorschakelen?
Met de standaardcodes van je mobiel niet: die werken de hele dag. Daarvoor heb je een zakelijke telefooncentrale of een dienst met tijdsregels nodig.
Hoe zet ik vakantie in mijn Google-profiel?
Stel afwijkende openingstijden in voor de dagen dat je dicht bent. Ben je zeven dagen of langer dicht, dan raadt Google aan je bedrijf als tijdelijk gesloten te markeren.
Moet ik een spoednummer hebben?
Alleen als je spoedservice biedt en het nummer echt wordt opgenomen. Een spoednummer dat niemand opneemt, maakt bellers bozer dan geen spoednummer.
Bronnen
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
