Een goede zakelijke voicemail noemt je naam en bedrijf, zegt wanneer je terugbelt en geeft een alternatief, zoals een terugbelmoment kiezen of een bericht via WhatsApp. Houd hem korter dan 20 seconden. Pas je voicemail aan bij vakantie of drukte en zet je openingstijden ook in je Google Bedrijfsprofiel, zodat bellers weten wanneer je bereikbaar bent.
Waarom je voicemail meer doet dan je denkt
Een beller die je voicemail hoort, beslist in een paar seconden: inspreken, later opnieuw proberen of meteen iemand anders bellen. Een standaardstem met "het nummer dat u belt is niet bereikbaar" geeft hem geen reden om te blijven.
Een persoonlijke voicemail doet drie dingen: hij bevestigt dat de beller goed zit, hij belooft een terugbelmoment en hij geeft een alternatief. Daarmee houd je meer bellers vast, ook als je niet kunt opnemen.
De vaste opbouw van een goede voicemail
- Wie: je naam en bedrijf.
- Waarom niet: kort, zonder excuses. "Ik zit bij een klant."
- Wanneer terug: een concreet tijdstip of dagdeel.
- Wat te doen: naam en vraag inspreken, of een alternatief.
Blijf onder de 20 seconden. Spreek rustig, op een stille plek, en luister de opname terug voordat je hem opslaat.
Zes voorbeeldteksten
1. Tijdens werktijd
Hoi, je spreekt met Sanne van Installatiebedrijf De Vries. Ik ben bij een klant en kan nu niet opnemen. Spreek je naam en je vraag in, dan bel ik je vandaag om half één of half vijf terug.
2. Buiten werktijd
Je belt De Vries Installatietechniek buiten onze werktijden. We zijn bereikbaar op werkdagen van acht tot vijf. Spreek je naam en vraag in, dan bellen we je morgenochtend terug.
3. Met spoedoptie
Je spreekt met De Vries. Ik kan nu niet opnemen. Heb je een lekkage of storing die niet kan wachten, bel dan het spoednummer dat op onze website staat. Voor al het andere: spreek je naam en vraag in.
4. Vakantie
Je spreekt met Salon Mila. We zijn met vakantie tot en met 12 augustus. Een afspraak maken kan gewoon online via onze website. Vanaf 13 augustus bellen we iedereen terug.
5. Drukke periode
Je spreekt met Kim van Praktijk Noord. Het is deze weken erg druk. Spreek je naam en vraag in, dan bel ik je binnen twee werkdagen terug.
6. Met alternatief via bericht
Je spreekt met De Vries. Ik kan nu niet opnemen. Je krijgt zo een sms van me waarmee je zelf een terugbelmoment kiest. Liever inspreken mag natuurlijk ook.
Een stap verder dan je voicemail
De gemiste-oproep-assistent stuurt elke beller die je mist binnen seconden een sms in jouw naam, met een link om zelf een terugbelmoment te kiezen. Jij krijgt een melding met naam en vraag, en ziet alle bellers in één overzicht. Vanaf €99 per maand, eenmalig vanaf €395 voor de inrichting.
Bekijk de gemiste-oproep-assistent →Wat je beter niet zegt
- "Ik bel zo snel mogelijk terug" belooft niets. Noem een moment.
- Je volledige openingstijden en adres. Dat duurt te lang en staat al online.
- "Uw oproep is belangrijk voor ons" klinkt als een callcenter.
- Een nummer dat niet werkt. Test elk nummer dat je noemt.
Zorg dat je online hetzelfde zegt
Wie je voicemail hoort, kijkt vaak daarna even op Google. Zorg dat daar hetzelfde staat. Zet je vaste openingstijden in je Google Bedrijfsprofiel en voeg bij vakantie of feestdagen afwijkende openingstijden toe. Volgens Google moeten je gewone openingstijden wel op "Open" staan, anders worden afwijkende tijden niet getoond. Ben je zeven dagen of langer dicht, dan raadt Google aan je bedrijf als tijdelijk gesloten te markeren.
Belooft je voicemail een terugbelmoment, houd je daar dan ook aan. In terugbellen na een gemiste oproep lees je hoe je dat organiseert.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een zakelijke voicemail zijn?
Houd hem korter dan 20 seconden. Noem je naam en bedrijf, wanneer je terugbelt en wat de beller kan doen. Alles wat langer duurt, verhoogt de kans dat iemand ophangt zonder iets in te spreken.
Hoe wijzig ik mijn voicemail?
Bij de meeste providers bel je je voicemail en kies je in het menu voor een nieuwe begroeting. De precieze stappen staan op de hulppagina van je provider of in de app.
Moet ik een spoednummer noemen?
Alleen als je echt spoedservice biedt en dat nummer bemand is. Noem je een spoednummer dat niemand opneemt, dan maak je de beller bozer dan zonder.
Kan ik mijn voicemail per situatie automatisch wisselen?
Met een gewone mobiele voicemail meestal niet. Een zakelijke telefooncentrale kan vaak verschillende begroetingen afspelen tijdens en buiten werktijd.
Bronnen
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
