Vraag bij een online afspraak alleen wat je nodig hebt om de afspraak te plannen: naam, telefoon of e-mail en het soort afspraak. Volgens de AVG mag je niet meer gegevens verzamelen dan nodig is. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens; verwerken is verboden tenzij een uitzondering geldt. Vraag in een planner dus geen klachten of diagnoses, maar bespreek die tijdens de afspraak.
Vraag niet meer dan nodig
De AVG is daar duidelijk over. Volgens Ondernemersplein mag je niet meer persoonsgegevens verzamelen en gebruiken dan echt nodig is. Voor een afspraak is dat meestal weinig:
| Gegeven | Nodig? | Waarom |
|---|---|---|
| Naam | Ja | Om de klant te herkennen |
| Telefoon of e-mail | Ja, één van beide | Voor bevestiging en herinnering |
| Soort afspraak of dienst | Ja | Voor de juiste duur en medewerker |
| Adres | Alleen bij werk op locatie | Voor reistijd en route |
| Geboortedatum | Meestal niet | Alleen als je het echt nodig hebt, bijvoorbeeld in de zorg |
| Klachten of diagnose | Nee, niet in de planner | Bespreek dit tijdens de afspraak |
Waarom je in een planner geen klachten vraagt
Gegevens over gezondheid zijn volgens artikel 9 van de AVG bijzondere persoonsgegevens. Ondernemersplein vat het zo samen: het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, behalve als er een wettelijke uitzondering is.
Voor zorgverleners bestaat zo'n uitzondering voor het verlenen van zorg en behandeling. Maar dat betekent niet dat je die gegevens in elk systeem kwijt mag. Een online planner, een sms-dienst of een formulier op je website is vaak niet gebouwd voor medische informatie. Houd klachten en diagnoses daarom in je eigen dossiersysteem en vraag in de planner alleen wat je nodig hebt om te plannen.
Wil je weten met welk soort afspraak iemand komt? Gebruik dan vaste keuzes zoals "intake", "vervolgafspraak" of "controle" in plaats van een open tekstveld.
Werk je met een plansysteem van een ander bedrijf?
Bijna elke online planner is van een externe leverancier. Die leverancier verwerkt dan persoonsgegevens voor jou. Let op:
- Sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier.
- Kijk waar de gegevens worden opgeslagen. Binnen de Europese Economische Ruimte is het eenvoudigst.
- Geef alleen collega's toegang die de agenda nodig hebben.
- Stel in hoe lang oude afspraken bewaard blijven.
Wat zet je in je privacyverklaring?
Ondernemersplein raadt aan je gegevensgebruik uit te leggen in een duidelijke privacyverklaring op je website. Voor online plannen hoort daar in elk geval in:
- welke gegevens je vraagt bij het maken van een afspraak;
- waarvoor je ze gebruikt: plannen, bevestigen, herinneren;
- welke leverancier je planner levert;
- hoe lang je de gegevens bewaart;
- hoe iemand zijn gegevens kan inzien of laten verwijderen.
Een planner die privacy vanaf het begin goed regelt
De afsprakenassistent laat klanten 24/7 zelf een afspraak plannen via je website, WhatsApp of een link. Hij bevestigt automatisch, stuurt de dag ervoor een herinnering met een verzetlink en houdt rekening met buffers en reistijd. Vanaf €149 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting. We richten het formulier zo in dat je alleen vraagt wat je nodig hebt.
Bekijk de afsprakenassistent →Bevestigingen en herinneringen
Na het plannen gaan er berichten naar de klant. Zet daar geen gevoelige details in. "Je afspraak bij Praktijk Oost op dinsdag om 09:30" is genoeg; de reden van de afspraak hoort er niet in. Meer voorbeelden vind je in afspraakbevestiging en herinnering.
Checklist voor je online planner
- Mijn formulier vraagt alleen naam, contactgegeven en soort afspraak.
- Er staat geen open veld voor klachten of medische informatie.
- Ik heb een verwerkersovereenkomst met de leverancier.
- Mijn privacyverklaring noemt de planner.
- Bevestigingen en herinneringen bevatten geen gevoelige details.
- Oude afspraken worden na een vaste termijn verwijderd.
Dit artikel is een praktische uitleg, geen juridisch advies. Werk je in de zorg, raadpleeg dan ook de richtlijnen van je beroepsvereniging.
Veelgestelde vragen
Mag ik in mijn online planner vragen waarvoor iemand komt?
Een keuze uit vaste afspraaksoorten, zoals intake of controle, is meestal prima. Vraag geen klachten of diagnoses in een open tekstveld. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen extra bescherming.
Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn planningssoftware?
Ja, als de leverancier persoonsgegevens voor jou verwerkt. Bij veel leveranciers kun je zo'n overeenkomst online afsluiten of downloaden.
Hoe lang mag ik afspraakgegevens bewaren?
De AVG noemt geen vaste termijn voor afspraken. Bewaar ze zo lang als nodig voor je administratie of zorgplicht en leg je termijn vast in je privacyverklaring. In de zorg gelden aparte regels voor dossiers.
Mag ik het telefoonnummer uit de planner gebruiken voor reclame?
Niet zomaar. Voor reclame per sms of e-mail heb je volgens de ACM vooraf toestemming nodig, met een uitzondering voor bestaande klanten en vergelijkbare diensten. Vraag het apart en duidelijk.
Bronnen
- Ondernemersplein: persoonsgegevens van klanten en personeel beschermen (AVG)
- AVG artikel 9: verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens
- ACM: veelgestelde vragen over spam
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
