Een goede afspraakbevestiging noemt je bedrijfsnaam, datum, tijd, adres en een manier om te verzetten. Stuur hem direct na het boeken en stuur een of twee dagen van tevoren een herinnering. Houd het kort, zet er geen reclame of gevoelige details in en gebruik dezelfde opbouw voor elke klant.
Wat er altijd in moet
| Onderdeel | Bevestiging | Herinnering |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam als afzender | Ja | Ja |
| Datum, dag en tijd | Ja | Ja |
| Adres of "wij komen bij jou" | Ja | Ja |
| Soort afspraak en duur | Ja | Kort |
| Wat meenemen of klaarzetten | Als van toepassing | Ja |
| Verzet- of afzeglink | Ja | Ja |
| Afzegtermijn | Ja | Ja |
Voorbeelden voor een salon of praktijk
1. Bevestiging per sms
Salon Mila: je afspraak staat op vrijdag 15 november om 10:30 (knippen en föhnen, 45 min). Verzetten of afzeggen kan tot 24 uur van tevoren via [link].
2. Herinnering per sms
Salon Mila: tot morgen om 10:30! Kun je toch niet? Zeg vandaag nog af via [link].
3. Bevestiging voor een praktijk
Fysiotherapie Oost: je afspraak is op dinsdag 12 november om 09:30 bij Kim. Ingang aan de achterkant, eerste verdieping. Neem een handdoek mee. Verzetten: [link].
Zet in berichten van een zorgpraktijk geen reden van de afspraak. Waarom lees je in online afspraken laten plannen.
Voorbeelden voor een vakbedrijf
4. Bevestiging inmeetafspraak
De Vries Installatietechniek: we komen op woensdag 20 november tussen 13:00 en 15:00 inmeten voor je warmtepomp. Zorg dat de meterkast en de cv-ruimte bereikbaar zijn. Verzetten: [link].
5. Herinnering met tijdvak
De Vries: morgen komen we tussen 13:00 en 15:00 inmeten. We sturen een berichtje als de monteur onderweg is.
6. Onderweg-bericht
De Vries: Mark is onderweg en is rond 13:40 bij je.
Voorbeelden per e-mail
7. Bevestiging adviesgesprek
Onderwerp: Bevestiging: adviesgesprek op 21 november om 14:00
Beste Eva, dank voor je afspraak. We zien je op donderdag 21 november om 14:00 op ons kantoor aan de Stationsweg 12. Het gesprek duurt ongeveer een uur. Neem je laatste loonstrook en een overzicht van je vaste lasten mee. Verzetten kan via [link]. Groet, Tom
8. Herinnering met agenda-bijlage
Onderwerp: Morgen om 14:00: je adviesgesprek
Beste Eva, een korte herinnering aan ons gesprek morgen om 14:00. In de bijlage vind je de afspraak voor je agenda. Tot morgen, Tom
Bevestigen en herinneren zonder er iets voor te doen
De afsprakenassistent laat klanten 24/7 zelf een afspraak plannen via je website, WhatsApp of een link. Hij bevestigt automatisch, stuurt de dag ervoor een herinnering met een verzetlink en houdt rekening met buffers en reistijd. Vanaf €149 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk de afsprakenassistent →Wat je weglaat
- Reclame en acties. Een bevestiging is een servicebericht. Voor reclame per sms of e-mail gelden volgens de ACM andere regels, zoals vooraf toestemming.
- Gevoelige details, zoals de reden van een medische afspraak.
- Lange lappen tekst. Een sms moet in één scherm passen.
- Een no-reply-adres zonder andere manier om te reageren.
Wanneer verstuur je wat?
Bevestig direct na het boeken en herinner een of twee dagen van tevoren. Dat herinneringen werken, blijkt uit een Cochrane-review naar zorgafspraken: met sms-herinneringen steeg de opkomst van ongeveer 678 naar 773 per 1.000 afspraken. Meer daarover in no-shows verminderen met herinneringen.
Veelgestelde vragen
Wat zet je in een afspraakbevestiging?
Je bedrijfsnaam, datum, dag en tijd, het adres, het soort afspraak en een manier om te verzetten of af te zeggen. Noem ook je afzegtermijn en wat de klant moet meenemen.
Sms, WhatsApp of e-mail: wat is het beste?
Kies het kanaal dat je klant het meest gebruikt. Sms en WhatsApp worden snel gelezen en zijn geschikt voor korte herinneringen. E-mail is beter voor langere informatie en een agenda-bijlage.
Mag ik in een herinnering ook een aanbieding zetten?
Liever niet. Een herinnering is een servicebericht. Met een aanbieding wordt het reclame, en daarvoor gelden volgens de ACM strengere regels, zoals vooraf toestemming.
Hoe laat verstuur ik een herinnering?
Overdag of vroeg in de avond, een of twee dagen van tevoren. Stuur geen berichten midden in de nacht, ook al gaan ze automatisch.
Bronnen
- ACM: veelgestelde vragen over spam
- Gurol-Urganci e.a. (2013), Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Library
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
