Kosten rekenen voor een no-show kan, als je het vooraf duidelijk met de klant hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden die de klant heeft ontvangen. De KNMT-betalingsvoorwaarden voor tandartsen laten zien hoe het werkt: afzeggen uiterlijk 2 werkdagen van tevoren, anders mag de gereserveerde tijd in rekening worden gebracht. Wees duidelijk, redelijk en laat de klant makkelijk afzeggen.
Spreek het vooraf af
Een no-showvergoeding werkt alleen als de klant er vooraf van wist. De basis zijn je algemene voorwaarden. Volgens Ondernemersplein zijn die niet verplicht maar wel verstandig, en moet je kunnen aantonen dat je klant ze heeft ontvangen.
Zet je afzegregels daarnaast op plekken waar de klant ze echt ziet:
- op de pagina waar de klant de afspraak maakt;
- in de afspraakbevestiging;
- in de herinnering.
Hoe regelt de tandarts het?
De betalingsvoorwaarden van de KNMT, de beroepsvereniging van tandartsen, zijn een goed voorbeeld van een duidelijke regel. In artikel 4 staat dat een patiënt die verhinderd is, de afspraak uiterlijk 2 werkdagen van tevoren moet afzeggen. Gebeurt dat niet of niet op tijd, dan kan de zorgverlener de gereserveerde tijd in rekening brengen.
Let op het woord kan. De praktijk mag het doen, maar is het niet verplicht. Veel praktijken maken een uitzondering bij overmacht of een eerste keer.
Werk je in de zorg, kijk dan ook naar de afspraken van je eigen beroepsvereniging en zorgverzekeraars. Daar kunnen extra regels gelden.
Wat is een redelijke regeling?
| Onderdeel | Redelijk | Niet handig |
|---|---|---|
| Afzegtermijn | 24 uur tot 2 werkdagen, duidelijk vermeld | Een week, of een termijn die nergens staat |
| Bedrag | In verhouding tot de gereserveerde tijd | Een vast hoog bedrag ongeacht de behandeling |
| Afzeggen | Online, per sms of telefonisch, ook buiten openingstijden | Alleen telefonisch tijdens kantooruren |
| Overmacht | Ruimte voor uitzonderingen | Altijd rekenen, ook bij ziekenhuisopname |
Een afzegtermijn heeft alleen zin als de klant ook echt kan afzeggen. Zorg dus voor een manier die 24/7 werkt.
Minder no-shows, zonder rekeningen te sturen
De afsprakenassistent laat klanten 24/7 zelf een afspraak plannen via je website, WhatsApp of een link. Hij bevestigt automatisch, stuurt de dag ervoor een herinnering met een verzetlink en houdt rekening met buffers en reistijd. Vanaf €149 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk de afsprakenassistent →Aanbetaling in plaats van achteraf rekenen
Achteraf een rekening sturen voor een no-show is vervelend en wordt niet altijd betaald. Sommige ondernemers vragen daarom bij het boeken een aanbetaling. Volgens de NOS doen salons dat vooral bij lange behandelingen. Een salon-eigenaar vroeg 25% aanbetaling aan nieuwe klanten en zei sindsdien bijna geen last meer te hebben van no-shows.
Een aanbetaling kost wel administratie: je moet bijhouden wat je terugbetaalt of verrekent. Bij verkoop van producten aan consumenten mag je volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag als aanbetaling vragen. Twijfel je over je eigen situatie, vraag dan juridisch advies.
Eerst voorkomen, dan pas rekenen
Een no-showregeling is een sluitstuk. Het meeste win je met:
- een bevestiging direct na het boeken;
- een herinnering een of twee dagen van tevoren;
- een verzetlink, zodat afzeggen makkelijker is dan wegblijven.
Lees hoe in no-shows verminderen met herinneringen.
Veelgestelde vragen
Mag ik een klant laten betalen als hij niet komt?
Dat kan als je het vooraf duidelijk hebt afgesproken, bijvoorbeeld in algemene voorwaarden die de klant heeft ontvangen, en als de regeling redelijk is. Dit is geen juridisch advies; vraag bij twijfel een jurist of je brancheorganisatie.
Hoe lang van tevoren moet een klant afzeggen?
Dat bepaal je zelf, zolang het redelijk en duidelijk is. De KNMT-voorwaarden voor tandartsen noemen 2 werkdagen. In salons zie je vaak 24 uur.
Betaalt de zorgverzekeraar een niet-nagekomen afspraak?
De KNMT-voorwaarden zeggen dat de gereserveerde tijd in rekening kan worden gebracht bij de patiënt. Of een verzekeraar iets vergoedt, staat daar niet in. Ga ervan uit dat de patiënt zelf betaalt en check het bij je beroepsvereniging.
Is een aanbetaling beter dan een no-showvergoeding?
Een aanbetaling voorkomt dat je achter je geld aan moet. Het kost wel administratie. Voor korte, goedkope afspraken is een goede herinnering vaak genoeg.
Bronnen
- KNMT: betalingsvoorwaarden mondzorg (editie 2021)
- NOS: vooruitbetalen bij de kapper en schoonheidssalon om no-shows te beperken
- Ondernemersplein: stappenplan offerte maken
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
