Een goed automatisch antwoord op een contactformulier noemt de naam en de vraag van de klant, zegt wanneer je persoonlijk reageert en geeft een concrete volgende stap, zoals een link om een belmoment te kiezen. Zet er geen reclame in, maak duidelijk wie de afzender is en gebruik de gegevens alleen voor het beantwoorden van de vraag.
Wat moet er in een automatisch antwoord?
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Naam van de klant | "Hoi Lisa," |
| Zijn vraag, kort herhaald | "je vroeg naar een thuisbatterij bij je zonnepanelen" |
| Wanneer je persoonlijk reageert | "Ik bel je morgen tussen 8:00 en 9:00" |
| Een volgende stap | "Kies hier een ander moment: [link]" |
| Wie je bent | Naam, bedrijf, telefoonnummer |
Vijf voorbeeldteksten
1. Vakbedrijf, tijdens werktijd
Hoi Lisa, dank voor je aanvraag voor een thuisbatterij. Ik bel je vandaag nog, uiterlijk om 16:30. Heb je al foto's van je meterkast? Stuur ze gerust als antwoord op deze mail, dan kan ik me beter voorbereiden. Groet, Mark, De Vries Installatietechniek
2. Vakbedrijf, buiten werktijd
Hoi Lisa, dank voor je aanvraag. We zijn nu dicht, maar ik bel je morgenochtend tussen 8:00 en 9:00. Komt dat niet uit? Kies hier een ander moment: [link]. Groet, Mark
3. Adviseur
Beste Eva, dank voor je vraag over het oversluiten van je hypotheek. Ik neem binnen één werkdag contact met je op. Wil je meteen een kennismakingsgesprek plannen? Dat kan hier: [link]. Met vriendelijke groet, Tom
4. Salon of praktijk
Hoi Sara, dank voor je bericht. Wil je een afspraak maken? Dat gaat het snelst via onze online agenda: [link]. Heb je een andere vraag, dan reageren we binnen een werkdag. Groet, Team Salon Mila
5. Met een vervolgvraag
Hoi Peter, dank voor je aanvraag voor een nieuwe badkamer. Om je goed te helpen: wanneer zou je willen beginnen, en heb je al een idee van het budget? Je kunt gewoon op deze mail reageren. Ik bel je daarna. Groet, Tom
Welke vervolgvragen je stelt, lees je in leads kwalificeren.
Wat je weglaat
- Reclame of een nieuwsbrief-aanmelding die standaard aan staat. Voor reclame per e-mail heb je volgens de ACM vooraf bewuste toestemming nodig. Een vooraf aangevinkt hokje telt niet.
- Een no-reply-adres. De klant moet kunnen antwoorden.
- Een belofte die je niet waarmaakt. Zeg "vandaag" alleen als het ook vandaag gebeurt.
- Een schuilnaam als afzender. De ACM vraagt duidelijk te maken wie de afzender is.
Een eerste antwoord dat wel persoonlijk is
Lead follow-up geeft elke nieuwe aanvraag via je website, mail of social media binnen minuten een persoonlijk antwoord, ook 's avonds en in het weekend. De assistent stelt de vervolgvragen die jij nodig hebt, geeft elke lead een score en zet hem klaar in je overzicht. Gevoelige vragen gaan altijd naar jou. Vanaf €149 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk lead follow-up →Privacy van formuliergegevens
Een contactformulier verzamelt persoonsgegevens. Volgens Ondernemersplein mag je niet meer gegevens verzamelen dan echt nodig is, moet je ze goed beschermen en leg je in een duidelijke privacyverklaring uit wat je ermee doet. Concreet:
- Vraag alleen wat je nodig hebt om te reageren.
- Gebruik de gegevens voor het beantwoorden van de vraag, niet automatisch voor reclame.
- Zorg dat formulierberichten niet in een gedeelde mailbox staan waar iedereen bij kan.
Mag het antwoord met AI geschreven worden?
Ja, zolang het klopt en je open bent over wat de klant voor zich heeft. Laat een AI-assistent een antwoord schrijven, dan hoort de klant te weten dat hij niet met een mens praat. Hoe dat zit, lees je in AI in klantcontact: moet je het melden?
Veelgestelde vragen
Wat zet ik in een automatische bevestiging van een contactformulier?
De naam en de vraag van de klant, wanneer je persoonlijk reageert, een concrete volgende stap zoals een link om een belmoment te kiezen, en je naam en contactgegevens.
Mag ik mensen die mijn contactformulier invullen een nieuwsbrief sturen?
Niet zomaar. Voor reclame per e-mail heb je volgens de ACM vooraf bewuste toestemming nodig. Een aanmeldvakje mag, maar het mag niet vooraf aangevinkt zijn.
Hoe snel moet een automatisch antwoord komen?
Direct na het versturen van het formulier. Het persoonlijke antwoord daarna zo snel als je kunt, bij voorkeur dezelfde dag.
Kan ik een no-reply-adres gebruiken?
Liever niet. Klanten antwoorden vaak op de bevestiging met extra informatie. Met een no-reply-adres gaat die verloren.
Bronnen
- ACM: veelgestelde vragen over spam
- Ondernemersplein: persoonsgegevens van klanten en personeel beschermen (AVG)
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
