AI Act voor ondernemers: wat geldt er nu al?

Wat is de AI Act eigenlijk?

De AI Act is een Europese verordening met regels voor het ontwikkelen en gebruiken van kunstmatige intelligentie. Het uitgangspunt is risico: hoe groter de mogelijke schade voor mensen, hoe strenger de regels. Een AI-systeem dat beslist over een lening of een sollicitatie valt in een zware categorie. Een tool die je helpt een nieuwsbrief te schrijven, valt daar niet onder.

Belangrijk voor ondernemers: de wet maakt onderscheid tussen aanbieders (wie een AI-systeem maakt of op de markt brengt) en gebruikers (wie het in het eigen werk inzet). De meeste mkb-bedrijven zijn gebruiker. Toch gelden er ook voor gebruikers al verplichtingen. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt in Nederland toezicht op onderdelen van de AI Act en legt de regels uit.

Welke regels gelden nu al?

De AI Act wordt in fases ingevoerd. Twee onderdelen zijn voor gewone gebruikers al van belang:

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens schrijft de wet niet precies voor welke maatregelen je moet nemen voor AI-geletterdheid. Het niveau hangt af van hoe en waarvoor je AI gebruikt. Over de transparantie-eisen schreef de AP dat ze vanaf 2 augustus gelden.

De zwaarste regels, voor zogenoemde hoog-risico-systemen, komen gefaseerd. Er is in Europa ook discussie over het aanpassen van de planning. Gebruik je AI voor beslissingen over mensen, zoals personeelsselectie of kredietwaardigheid, laat je dan adviseren door een specialist.

Mag ik ChatGPT gewoon blijven gebruiken?

Ja. Niets in de AI Act verbiedt het gebruik van algemene AI-tools voor gewone bedrijfstaken. Denk aan een offertetekst laten verbeteren, een lange mail samenvatten of ideeën verzamelen voor een social post. Wel gelden er twee dingen naast elkaar:

• De AI Act: zorg dat de mensen die de tool gebruiken weten wat het kan, waar het fouten maakt en wanneer ze het werk zelf moeten controleren.
• De AVG: die blijft gewoon gelden. Plak geen klantgegevens, medische informatie of andere persoonsgegevens in een tool als je niet weet wat er met die gegevens gebeurt.

Een veilige vuistregel: wat je niet in een mail aan een onbekende zou zetten, hoort ook niet in een AI-tool zonder zakelijke afspraken over gegevens.

Wil je weten wat AI in een klein bedrijf wel en niet goed doet? Lees AI-automatisering in het mkb: wat wel en wat niet.

Wat regel je als klein bedrijf? Een checklist

1. Maak een lijstje van alle AI-tools die in je bedrijf worden gebruikt, ook de AI-functies in software die je al had.
2. Noteer per tool waarvoor hij wordt gebruikt en of er klant- of persoonsgegevens in gaan.
3. Spreek af wat wel en niet mag, bijvoorbeeld in een korte werkinstructie van één A4.
4. Leg uit hoe je controleert: wie leest AI-teksten na voordat ze naar een klant gaan?
5. Zorg voor basiskennis bij iedereen die de tools gebruikt. Dat kan een korte interne uitleg zijn; een vast certificaat is niet verplicht.
6. Wees open naar klanten als ze met een chatbot of AI-assistent praten.
7. Kijk één keer per jaar opnieuw: welke tools zijn erbij gekomen?

De AP heeft hiervoor praktische handreikingen gepubliceerd, zoals Building AI literacy, met een stappenplan om AI-geletterdheid in een organisatie op te bouwen.

Wat moet je klanten vertellen?

Laat je klanten met een chatbot op je website praten, of beantwoordt een AI-assistent hun berichten, maak dan duidelijk dat het om AI gaat. Dat is niet alleen de richting van de transparantie-eisen, het is ook eerlijk. Een korte zin als "Je praat met een digitale assistent, een medewerker kijkt mee" is vaak al genoeg.

Zet daarnaast in je privacyverklaring welke tools je gebruikt als daar persoonsgegevens in terechtkomen. Zo weet een klant waar hij aan toe is.

Neem je klantgesprekken op of laat je ze uitschrijven? Lees ook telefoongesprekken opnemen en de AVG. En wil je AI inzetten voor één duidelijke taak, bekijk dan AI-automatisering voor het mkb.

Hoe ziet dat eruit in een klein bedrijf?

Drie voorbeelden van hoe gewone bedrijven AI gebruiken, en wat er dan geregeld moet zijn:

• Een installatiebedrijf laat ChatGPT offerteteksten netjes maken. Regel: de monteur of planner leest elke tekst na, prijzen en technische gegevens komen uit het eigen systeem, niet uit de AI.
• Een adviespraktijk gebruikt een AI-functie om gespreksnotities samen te vatten. Regel: de klant weet dat er een samenvatting wordt gemaakt, en de adviseur controleert die voordat hij in het dossier komt.
• Een fysiotherapiepraktijk heeft een chatbot op de website die vragen over openingstijden en vergoedingen beantwoordt. Regel: de chatbot zegt dat hij een digitale assistent is en verwijst bij medische vragen naar een medewerker.

In alle drie de gevallen is AI een hulpmiddel. Een mens blijft verantwoordelijk voor wat er naar de klant gaat. Dat is ook de kern van wat de AI Act van gewone gebruikers vraagt: weet wat je inzet en houd zelf de regie.

Welke fouten zie je vaak?

Bij bedrijven die net met AI beginnen, gaat het meestal mis op dezelfde punten:

1. Niemand weet welke tools er zijn. Medewerkers gebruiken op eigen initiatief gratis tools, zonder dat iemand dat weet. Een simpel overzicht lost dat op.
2. Klantgegevens in een gratis account. Een naam, adres of dossiernummer belandt in een tool zonder zakelijke afspraken over gegevens.
3. Blind vertrouwen op de uitkomst. AI klinkt overtuigend, ook als het fout zit. Zonder nalezen gaan er fouten naar klanten.
4. Geen uitleg voor nieuwe medewerkers. Afspraken die alleen in iemands hoofd zitten, verdwijnen bij een wisseling in het team.

Alle vier zijn met een uur werk te voorkomen: een lijstje, een A4 met afspraken en een vast moment om het door te nemen met nieuwe collega's.

Wanneer haal je er een specialist bij?

Voor het meeste dagelijkse gebruik kom je met de checklist hierboven een heel eind. Haal er wel iemand bij als:

• je AI laat meebeslissen over mensen, zoals sollicitanten, klanten of patiënten;
• je zelf een AI-toepassing laat bouwen die je aan anderen aanbiedt;
• je met bijzondere persoonsgegevens werkt, zoals medische gegevens.

Dit artikel is geen juridisch advies. Kijk voor de actuele regels altijd bij de Autoriteit Persoonsgegevens of laat je adviseren door een jurist.

Veelgestelde vragen

Geldt de AI Act ook voor kleine bedrijven?

Ja. De AI Act geldt voor bedrijven die AI maken én voor bedrijven die AI gebruiken. Voor een klein bedrijf dat algemene tools als ChatGPT gebruikt, gaat het vooral om AI-geletterdheid van medewerkers en open zijn naar klanten. De zware regels gelden voor hoog-risico-toepassingen.

Moet mijn personeel een AI-cursus volgen?

De wet verplicht voldoende AI-kennis, maar schrijft geen vaste cursus of certificaat voor. Wat voldoende is, hangt af van hoe je AI gebruikt. Een korte interne uitleg met afspraken over wat wel en niet mag, is voor eenvoudig gebruik een goed begin.

Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?

Daarvoor gelden vooral de regels van de AVG. Zet geen persoonsgegevens in een AI-tool als je geen zakelijke afspraken hebt over wat er met die gegevens gebeurt. Bij twijfel: haal namen en andere herkenbare gegevens eruit voordat je iets invoert.

Wat gebeurt er als ik me niet aan de AI Act houd?

Er kunnen boetes volgen, maar voor het gewone gebruik van AI-tools door een klein bedrijf gaat het vooral om aantoonbaar zorgvuldig werken. Zorg dat je weet welke tools je gebruikt, dat je team er verstandig mee omgaat en dat je open bent naar klanten.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: EU AI Act
• Autoriteit Persoonsgegevens: AI literacy
• AP: Transparantie-eisen AI gelden vanaf 2 augustus
• AP: Building AI literacy

Kelly Kap

Marketingstrateeg · oprichter GrowthMaster

Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.

LinkedIn