In een offerte staan in elk geval je bedrijfsgegevens en die van de klant, datum en offertenummer, een omschrijving van het werk, je prijs, de geldigheidsduur, afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Een offerte is nog geen opdracht: pas als de klant akkoord geeft, ligt de afspraak vast.
De vaste onderdelen
Ondernemersplein schrijft dat je zelf bepaalt hoe je een offerte opstelt, maar dat je duidelijk moet vastleggen wat je aanbiedt en onder welke voorwaarden. Genoemd worden:
| Onderdeel | Tip |
|---|---|
| Jouw bedrijfsgegevens en die van de klant | Inclusief KvK-nummer en contactpersoon |
| Datum en offertenummer | Handig bij opvolgen en factureren |
| Samenvatting van de werkzaamheden | In woorden die de klant begrijpt |
| Tarief of projectprijs | Maak duidelijk of het inclusief of exclusief btw is |
| Geldigheidsduur | Een concrete datum werkt beter dan "30 dagen" |
| Afspraken over een aanbetaling | Bedrag en moment |
| Verwijzing naar je algemene voorwaarden | En stuur ze mee |
Optioneel noemt Ondernemersplein een inkoopnummer, een contactpersoon en een verzoek om een ontvangstbevestiging.
Wanneer is een offerte bindend?
Ondernemersplein is daar kort over: een offerte is een voorstel aan je klant, nog geen opdracht. Pas als de opdrachtgever de offerte accepteert en bijvoorbeeld ondertekend terugstuurt, ligt de afspraak vast.
Werk je met algemene voorwaarden, verwijs er dan duidelijk naar in de offerte zelf en zorg dat je kunt aantonen dat de klant ze heeft ontvangen. Verkoop je producten aan consumenten, dan mag je volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag als aanbetaling vragen.
Dit is een praktische uitleg, geen juridisch advies.
Meerwerk en onvoorziene zaken
Veel discussie na een klus gaat over meerwerk. Voorkom dat door het vooraf te benoemen:
- Wat valt er niet onder de offerte?
- Wat gebeurt er als je iets onverwachts tegenkomt, zoals rotte leidingen of asbest?
- Hoe en wanneer overleg je met de klant voordat je meerwerk uitvoert?
- Welk uurtarief geldt voor meerwerk?
Na het versturen gaat het vanzelf verder
Met offerte-opvolging zet je je assistent in cc bij de offertemail. Na een paar dagen volgt automatisch een persoonlijk bericht dat past bij de klus, met maximaal twee berichten. Reageert de klant, dan stopt het en neem jij het over. Vanaf €129 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk offerte-opvolging →Wat maakt een offerte overtuigend?
- Begin met het probleem van de klant, in zijn eigen woorden: "Je cv-ketel is 16 jaar oud en valt regelmatig uit."
- Geef twee opties, bijvoorbeeld basis en compleet. Dan kiest de klant tussen jouw opties in plaats van tussen jou en een ander.
- Laat zien wat er gebeurt na ja: planning, wie er komt, hoe lang het duurt.
- Maak akkoord geven makkelijk: een knop of link om digitaal te tekenen.
- Noem wanneer je contact opneemt. Zie offertes opvolgen.
Laatste controle voor je op verzenden drukt
- Klopt de naam en het adres van de klant?
- Staat er een concrete geldigheidsdatum in?
- Is duidelijk of prijzen inclusief of exclusief btw zijn?
- Zijn de algemene voorwaarden bijgevoegd?
- Staat er hoe de klant akkoord geeft?
- Heb je in je agenda gezet wanneer je opvolgt?
Veelgestelde vragen
Is een offerte juridisch bindend?
Volgens Ondernemersplein is een offerte een voorstel en nog geen opdracht. Pas als de klant akkoord geeft, bijvoorbeeld door te tekenen, ligt de afspraak vast. Laat je bij twijfel juridisch adviseren.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Daar is geen vaste regel voor; je kiest het zelf. Veel ondernemers kiezen 14 of 30 dagen. Zet er een concrete datum in, zodat het voor de klant duidelijk is.
Moet ik prijzen inclusief btw vermelden?
Maak in elk geval duidelijk of je prijs inclusief of exclusief btw is. Bij consumenten is een prijs inclusief btw het duidelijkst. Kijk voor de precieze regels bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Mag ik een aanbetaling vragen?
Ja, dat spreek je af in de offerte. Verkoop je producten aan consumenten, dan mag dat volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag zijn.
Bronnen
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
