Volg een offerte twee keer op: na ongeveer drie werkdagen met een korte vraag of alles duidelijk is, en na ongeveer een week met een concreet aanbod om te bellen. Stop daarna, tenzij de klant reageert. Noem in de offerte al wanneer je contact opneemt, dan voelt het opvolgen als service in plaats van druk.
Waarom opvolgen geen pushen is
Een klant die een offerte aanvraagt, heeft een probleem dat hij wil oplossen. Als hij niet reageert, betekent dat zelden "nee". Vaak twijfelt hij over een detail, vergelijkt hij nog, of is hij het gewoon vergeten. Een vriendelijk bericht helpt hem verder. Pushen wordt het pas als je druk zet met kortingen die verlopen of als je blijft bellen na een duidelijk nee.
Een vast opvolgschema
| Moment | Kanaal | Doel |
|---|---|---|
| Dag 0 | Mail met offerte | Noem wanneer je contact opneemt |
| Dag 3 | Kort bericht of mail | Vragen of alles duidelijk is |
| Dag 7 | Telefoon of bericht | Aanbieden om het samen door te nemen |
| Voor de geldigheid verloopt | Laten weten dat de offerte afloopt |
Dit zijn werkdagen. Pas het schema aan op de grootte van de klus: bij een badkamer van tienduizenden euro's denkt een klant langer na dan bij een nieuwe kraan.
Begin in de offerte zelf
Het makkelijkste opvolgen begint al bij het versturen. Zet in je mail of offerte:
Ik bel je volgende week dinsdag even om te horen of alles duidelijk is. Eerder vragen? Bel of app me gerust.
Dan verwacht de klant je telefoontje en voelt het niet als een verrassing. Zet ook de geldigheidsduur duidelijk in de offerte. Ondernemersplein noemt die als vast onderdeel, naast je prijs, de omschrijving van het werk en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Een vaste einddatum geeft je een natuurlijk moment om nog één keer contact op te nemen.
Wat zeg je als je opvolgt?
Vraag nooit alleen "heeft u de offerte al bekeken?". Voeg iets toe:
- Een vraag: "Is het duidelijk wat het verschil is tussen optie A en B?"
- Een praktisch punt: "We hebben in december nog ruimte in de planning."
- Een keuze: "Zal ik het een keer telefonisch toelichten, of liever per mail?"
Voorbeeldteksten vind je in offerte opvolgen per mail.
Opvolgen zonder het zelf te hoeven onthouden
Met offerte-opvolging zet je je assistent in cc bij de offertemail. Na een paar dagen volgt automatisch een persoonlijk bericht dat past bij de klus, met maximaal twee berichten. Reageert de klant, dan stopt het en neem jij het over. Vanaf €129 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk offerte-opvolging →Wanneer stop je?
- De klant zegt nee: bedank hem en vraag eventueel kort waarom. Daar leer je van.
- Na twee opvolgberichten zonder reactie: laat het rusten. Stuur hooguit nog een bericht als de offerte bijna verloopt.
- De klant vraagt om bedenktijd: noteer wanneer je terugkomt en houd je daaraan.
Wil je weten waarom een klant niet reageert, lees dan klant reageert niet op je offerte.
Snelheid aan het begin telt ook
Opvolgen begint eigenlijk al bij de aanvraag. Onderzoek naar online aanvragen in Harvard Business Review liet zien dat de meeste bedrijven te traag reageren. Wie snel een afspraak maakt en snel een offerte stuurt, hoeft daarna minder hard te trekken.
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet je een offerte opvolgen?
Een eerste kort bericht na ongeveer drie werkdagen werkt goed. Bij grote klussen mag het iets later. Noem in je offerte al wanneer je contact opneemt.
Hoe vaak mag je een klant nabellen over een offerte?
Twee keer opvolgen is netjes, eventueel met een laatste bericht als de offerte bijna verloopt. Reageert de klant daarna niet, laat het dan rusten.
Bellen of mailen bij het opvolgen?
Begin met een kort bericht of mail, die kan de klant lezen wanneer het uitkomt. Bel bij de tweede keer, of als de klant aangeeft dat hij liever belt. Bij grote klussen is een telefoongesprek vaak effectiever.
Moet ik korting geven om een offerte rond te krijgen?
Niet als standaard. Korting kan je marge en je geloofwaardigheid kosten. Vraag eerst wat de klant tegenhoudt; vaak is het een vraag, geen prijs.
Bronnen
- Ondernemersplein: stappenplan offerte maken
- Oldroyd, McElheran en Elkington (2011), The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
