Een AI-chatbot kan bij een offerteaanvraag de basisvragen stellen (wat, waar, wanneer, welke situatie), foto's laten uploaden en alles netjes samenvatten, zodat jij voorbereid terugbelt. Laat de bot geen prijzen beloven of technisch advies geven, zorg dat de klant weet dat hij met AI praat (dat is sinds augustus 2026 verplicht) en houd altijd een makkelijke route naar een mens open.
Wat lost een intake-chatbot op?
Het probleem met veel aanvragen is niet dat ze er niet zijn, maar dat ze onvolledig zijn. Je moet nabellen voor de basis, en pas daarna kun je inschatten of een klus past. Een chatbot kan die basisvragen in een gesprek stellen, ook 's avonds en in het weekend, en de antwoorden overzichtelijk aan jou doorgeven.
Welke vragen stelt de chatbot?
| Vraag | Waarom |
|---|---|
| Waar gaat het om? (bijvoorbeeld warmtepomp, cv-ketel, storing) | Bepaalt wie de aanvraag oppakt |
| Postcode en huisnummer | Ligt het in je werkgebied? |
| Wat is de huidige situatie? | Bijvoorbeeld het type ketel of het bouwjaar van de woning |
| Wanneer moet het klaar zijn? | Spoed of planbaar |
| Foto's van de huidige installatie | Scheelt vaak een bezoek of een telefoontje |
| Hoe wil je contact? | Bellen, mailen of WhatsApp, en wanneer |
Houd het kort. Elke extra vraag is een moment waarop iemand kan afhaken.
Wat mag de chatbot níet doen?
- Prijzen beloven. Een AI kan een bedrag noemen dat niet klopt. Laat hem hooguit verwijzen naar een prijsindicatie die jij zelf hebt opgesteld.
- Technisch advies geven over veiligheid, zoals bij gas of elektra. Dat hoort bij een vakman.
- Subsidiebedragen noemen die hij niet zeker weet. Laat hem verwijzen naar RVO.
- Doen alsof hij een mens is. Zie hieronder.
Welke regels gelden er?
Sinds 2 augustus 2026 moet je volgens artikel 50 van de Europese AI-verordening duidelijk maken dat iemand met een AI-systeem praat, tenzij dat al overduidelijk is. Zet dus bovenaan de chat dat het om een AI-assistent gaat, en geef hem geen menselijke naam alsof er een medewerker typt.
De chatbot verwerkt persoonsgegevens, dus de AVG geldt. Vraag alleen wat nodig is, sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier en vermeld de chatbot in je privacyverklaring. De Autoriteit Persoonsgegevens legt de basis uit.
Liever één taak tegelijk automatiseren?
De AI-assistenten van GrowthMaster nemen elk één taak over, zoals gemiste oproepen, offerte-opvolging of afspraken plannen. Vanaf €79 per maand.
Bekijk AI-automatisering →Altijd een route naar een mens
Sommige klanten willen gewoon bellen, of hebben een spoedgeval. Zorg dat de chatbot dat herkent en direct je telefoonnummer of een terugbelmoment aanbiedt. Een chatbot die klanten vasthoudt, kost je meer klanten dan hij oplevert.
Zo begin je
- Schrijf de vragen op die je nu altijd nabelt.
- Maak een korte lijst met wat de bot wel en niet mag zeggen.
- Test hem een paar weken en lees elk gesprek terug.
- Pas de vragen aan op wat je mist of wat klanten niet snappen.
Veelgestelde vragen
Moet ik melden dat mijn chatbot AI is?
Ja. Sinds 2 augustus 2026 moeten mensen volgens de Europese AI-verordening weten dat ze met een AI-systeem praten, tenzij dat al overduidelijk is.
Kan een chatbot een offerte maken?
Hij kan de gegevens verzamelen en een concept voorbereiden. Laat de prijs en het technische advies altijd door een vakman controleren voordat de offerte naar de klant gaat.
Is een AI-chatbot AVG-proof?
Dat hangt af van de inrichting. Vraag alleen nodige gegevens, sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier en vermeld de chatbot in je privacyverklaring.
Bronnen
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
