Zet alle aanvragen, uit je website, mail, telefoon, WhatsApp en social media, in één overzicht met vaste kolommen: datum, kanaal, naam, vraag, status, volgende stap en uitkomst. Een spreadsheet is genoeg om te beginnen. Zo mis je geen aanvraag, zie je wie je moet terugbellen en weet je na een paar maanden welk kanaal de beste klanten oplevert.
Waarom aanvragen kwijtraken
De meeste ondernemers krijgen aanvragen via vijf of meer kanalen: het contactformulier, gewone mail, telefoon, WhatsApp, Facebook, Instagram en soms platforms zoals Werkspot. Elk kanaal heeft zijn eigen inbox en meldingen. Een bericht dat je 's avonds leest en "morgen" wilt beantwoorden, zakt weg onder nieuwe berichten. Niet uit onwil, maar omdat er geen overzicht is.
De kolommen van je leadoverzicht
| Kolom | Voorbeeld |
|---|---|
| Datum en tijd binnen | ma 4 nov, 21:14 |
| Kanaal | |
| Naam en contact | Lisa, 06-… |
| Vraag | Thuisbatterij bij 12 zonnepanelen |
| Score | A, B of C |
| Status | Nieuw, gereageerd, afspraak, offerte, gewonnen, verloren |
| Volgende stap en datum | Bellen di 8:00 |
| Uitkomst en reden | Gewonnen / verloren: te duur |
Hoe je de score bepaalt, lees je in leads kwalificeren.
Een vaste routine
- Elk bericht met een vraag gaat in het overzicht, meteen bij binnenkomst of bij je eerstvolgende vaste moment.
- Elke regel heeft een volgende stap met datum. Een regel zonder volgende stap is een vergeten klant.
- Begin elke dag met de volgende stappen van vandaag.
- Werk de status bij na elk contact.
- Kijk eens per maand naar de uitkomsten per kanaal.
Welk kanaal levert wat op?
Na een paar maanden zie je patronen. Misschien leveren Instagram-berichten veel vragen op maar weinig opdrachten, en zijn aanvragen via Google juist raak. Of komen de grootste klussen via doorverwijzing. Daarmee weet je waar je tijd en geld in steekt.
| Rekenvoorbeeld per kanaal (vul je eigen cijfers in) | Aanvragen | Opdrachten |
|---|---|---|
| Website-formulier | 20 | 6 |
| Telefoon | 15 | 5 |
| Instagram en Facebook | 12 | 1 |
| Doorverwijzing | 5 | 3 |
Alle aanvragen vanzelf in één overzicht
Lead follow-up geeft elke nieuwe aanvraag via je website, mail of social media binnen minuten een persoonlijk antwoord, ook 's avonds en in het weekend. De assistent stelt de vervolgvragen die jij nodig hebt, geeft elke lead een score en zet hem klaar in je overzicht. Gevoelige vragen gaan altijd naar jou. Vanaf €149 per maand, eenmalig vanaf €495 voor de inrichting.
Bekijk lead follow-up →Let op privacy
Een leadoverzicht bevat persoonsgegevens. Volgens Ondernemersplein moet je die goed beschermen en zorgen dat niet zomaar iedereen in je bedrijf erbij kan. Gebruik dus geen openbaar gedeelde spreadsheet, geef alleen toegang aan wie het nodig heeft en verwijder oude, verloren leads na een vaste termijn.
Snelheid blijft het belangrijkst
Een overzicht helpt je niets te vergeten, maar de klant merkt vooral hoe snel je reageert. Onderzoek in Harvard Business Review liet zien dat de meeste bedrijven te traag reageren op online aanvragen. Lees hoe je dat oplost in snel reageren op aanvragen.
Veelgestelde vragen
Heb ik een CRM nodig om leads bij te houden?
Om te beginnen niet. Een spreadsheet met vaste kolommen werkt prima. Groeit het aantal aanvragen of werk je met meerdere mensen, dan wordt een CRM of leadsysteem handiger.
Welke kolommen heeft een leadoverzicht nodig?
Datum, kanaal, naam en contact, vraag, score, status, volgende stap met datum, en de uitkomst met reden. Meer is niet nodig.
Hoe lang bewaar ik gegevens van leads die geen klant werden?
De AVG noemt geen vaste termijn. Bewaar ze niet langer dan nodig, bijvoorbeeld een paar maanden, en leg je termijn vast in je privacyverklaring.
Hoe zie ik welk kanaal de beste klanten oplevert?
Houd per aanvraag het kanaal en de uitkomst bij. Tel na een paar maanden per kanaal hoeveel aanvragen een opdracht werden en wat die opdrachten waard waren.
Bronnen
- Ondernemersplein: persoonsgegevens van klanten en personeel beschermen (AVG)
- Oldroyd, McElheran en Elkington (2011), The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review
Kelly is al meer dan tien jaar marketingstrateeg. Ze werkte voor kleine start-ups, snelgroeiende bedrijven van meer dan 100 miljoen en merken als IKEA, TUI, Holidu, vidaXL en Johnson & Johnson, altijd met het oog op slimmere processen. Haar overtuiging: handmatig werk en opvolging kun je prima met AI opvangen, zonder dat alles door AI gedreven wordt. AI waar het tijd scheelt, een mens waar het telt.
LinkedIn
