“Nemen jullie nieuwe patiënten aan?”
Die vraag komt elke dag binnen, per telefoon, mail en WhatsApp. Elke keer hetzelfde antwoord, elke keer tijd aan de balie.
De Wachtlijst-assistent laat nieuwe patiënten zich aanmelden, houdt de lijst actueel en nodigt ze uit zodra er plek is. In jouw volgorde, met jouw regels. Jouw team houdt tijd over voor de patiënten in de stoel.
Hoi! Nemen jullie nog nieuwe patiënten aan?
Hoi Sara! We hebben op dit moment een wachtlijst. Via deze link meld je je aan: tandartsnoord.nl/wachtlijst. Je krijgt bericht zodra er plek is.
3 maanden later
Goed nieuws Sara: er is plek voor je bij onze praktijk! Wil je je inschrijven? Reageer vóór donderdag 17:00. Daarna gaat de plek naar de volgende op de lijst.
Ja graag!
Fijn! Vul hier je intake in en kies een moment voor je eerste controle: tandartsnoord.nl/intake
Herkenbaar?
Die vraag komt elke dag binnen, per telefoon, mail en WhatsApp. Elke keer hetzelfde antwoord, elke keer tijd aan de balie.
Namen in een Excel, een map of het praktijkprogramma. Wie staat er nog op, wie zit al ergens anders?
Is er ruimte, dan gaat iemand de lijst af. Niet bereikbaar, voicemail, nog een keer proberen.
Een patiënt zegt vanochtend af. Niemand heeft tijd om te bellen, dus de stoel blijft leeg en de omzet ook.
Nieuwe patiënten vullen hun gegevens pas in de wachtkamer in. Dat kost tijd bij het eerste bezoek.
Je wilt geen gezondheidsgegevens in WhatsApp of in een losse tool waarvan je niet weet waar de gegevens staan.
Je hoeft niet harder te werken aan de balie. De wachtlijst kan zichzelf bijhouden.
Zo werkt de Wachtlijst-assistent
Klik op een stap om te zien wat er gebeurt.
Een nieuwe patiënt meldt zich aan via een formulier op je website of een link in WhatsApp. Hij krijgt direct een bevestiging dat hij op de wachtlijst staat.
Elke paar maanden vraagt de assistent of iemand op de lijst wil blijven. Wie niet reageert of al een tandarts heeft, gaat eraf.
Jij geeft aan dat er ruimte is, bijvoorbeeld voor tien nieuwe patiënten. De assistent nodigt ze uit in de volgorde die jij bepaalt.
Wie uitgenodigd is, krijgt een vaste tijd om te reageren. Geen reactie? Dan gaat de uitnodiging naar de volgende op de lijst.
De nieuwe patiënt vult de intake in via een beveiligd formulier en kiest een moment. Daarna volgt een herinnering.
Agenda-koppeling afhankelijk van je praktijkprogrammaFuncties
Een formulier op je website en een vaste link voor WhatsApp, mail en je voicemail. Met een automatische bevestiging.
De assistent beantwoordt “Nemen jullie nieuwe patiënten aan?” en verwijst direct naar de aanmeldlink.
Periodiek checken wie wil blijven, en automatisch opschonen. Je ziet in één overzicht wie er wacht en hoe lang.
Op aanmelddatum, of met jouw voorrangsregels, zoals gezinsleden van bestaande patiënten. Met een vaste reactietijd.
De nieuwe patiënt vult zijn gegevens vooraf in via een beveiligd formulier, niet via WhatsApp.
Bij een afzegging krijgen patiënten die eerder willen komen een bericht. Wie het eerst reageert, krijgt de plek.
De Wachtlijst-assistent is nieuw. We bouwen hem samen met de eerste praktijken; bij elke functie zie je hoe ver die is.
Probeer het zelf · productvoorbeeld
Kies een situatie en kijk wat de assistent doet. Alle namen en cijfers zijn verzonnen.
Kies een situatie hierboven.
Rekenhulp
Schuif met de aantallen. We rekenen met 4,3 weken per maand. Dit is een rekenvoorbeeld met jouw eigen aannames, geen belofte.
Balietijd = vragen per week × minuten per vraag × 4,3 ÷ 60
Omzet lege plekken = afzeggingen per week × deel dat je opnieuw vult × opbrengst per afspraak × 4,3
Voor wie
We beginnen bij tandartspraktijken. Dezelfde aanpak werkt bij orthodontie, mondhygiëne en fysiotherapie.
Nieuwe patiënten kunnen zich toch aanmelden, en jij nodigt ze uit zodra er ruimte is.
Meer voor tandartspraktijken →Lange wachttijden voor een eerste consult, met ouders die steeds vragen hoe lang het nog duurt.
Elke praktijk met een wachtlijst voor nieuwe cliënten. We passen de teksten aan op jouw vak.
Meer voor zorgpraktijken →Prijzen
Per maand, met een eenmalige inrichting. Tijdens de pilot stellen we samen vast wat je praktijk nodig heeft.
Voor praktijken met een patiëntenstop of een wachtlijst voor nieuwe patiënten.
vanaf €129/maand
+ eenmalige inrichting vanaf €495
Voor praktijken die afzeggingen sneller willen opvullen.
vanaf €49/maand
bovenop de Wachtlijst-assistent
Prijzen zijn indicatief en exclusief btw. Berichtkosten voor WhatsApp of sms kunnen apart worden berekend. Definitieve functies en tarieven stellen we vast tijdens de intake.
Vergelijking
| Onderdeel | Met de hand | Tool voor lege plekken | Wachtlijst-assistent |
|---|---|---|---|
| Aanmelden | Bellen of mailen, met de hand noteren | Vaak niet: de meeste tools richten zich op lege plekken | Formulier en link, met automatische bevestiging |
| Lijst bijhouden | Raakt verouderd | Lijst van wie eerder wil komen | Periodiek checken en opschonen |
| Uitnodigen bij plek | De lijst afbellen | Niet voor nieuwe patiënten | In volgorde, met reactietijd en doorschuiven |
| Lege plekken na afzegging | Bellen als er tijd is | Ja, daar zijn ze voor gemaakt | Als extra module |
| Privacy | Verspreid over mail en papier | Verschilt per leverancier | Geen medische gegevens in berichten, verwerkersovereenkomst |
Dit is een algemene vergelijking. Wat een tool voor lege plekken kan, verschilt per leverancier; dit is geen oordeel over een specifiek product.
Wie zit erachter?
Bij GrowthMaster maakt Kelly AI-assistenten voor het mkb, zoals de Afsprakenassistent en de Gemiste-oproep-assistent. De Wachtlijst-assistent ontwikkelt ze samen met de eerste praktijken, zodat hij past bij hoe een balie echt werkt. Bekijk de Afsprakenassistent →
Veelgestelde vragen
De wachtlijst zelf werkt los van je praktijkprogramma. Of de assistent ook afspraken direct in je agenda kan zetten, hangt af van je programma, zoals Exquise, Oase of Novadent, en wat dat toelaat. Kan dat niet, dan zet de assistent alles klaar en plant de balie de afspraak in. Dat controleren we tijdens de intake.
Nee. Berichten gaan alleen over de praktische kant: dat iemand op de lijst staat, dat er plek is en een link om te reageren. De intake loopt via een beveiligd formulier. We sluiten een verwerkersovereenkomst en leggen vast waar de gegevens staan.
Jij. Standaard is dat de aanmelddatum. Je kunt voorrangsregels instellen, bijvoorbeeld voor gezinsleden van bestaande patiënten of kinderen. De assistent volgt jouw regels en kiest niet zelf.
Je stelt zelf in hoe lang iemand heeft om te reageren, bijvoorbeeld 48 uur. Daarna gaat de uitnodiging naar de volgende. Wie niet reageerde, blijft op de lijst of krijgt nog één herinnering, zoals jij dat wilt.
Ja. Aanmelden gaat via een formulier op je website. Berichten kunnen ook per mail of sms. De balie kan iemand die belt ook zelf op de lijst zetten.
Er zijn goede tools die afzeggingen opvullen met bestaande patiënten. De Wachtlijst-assistent richt zich vooral op nieuwe patiënten: aanmelden, de lijst actueel houden en uitnodigen als er plek is. Lege plekken vullen kan als extra module.
De flow werkt bij elke praktijk met een wachtlijst, zoals orthodontie, mondhygiëne en fysiotherapie. We beginnen met tandartspraktijken en passen de teksten aan op jouw praktijk.
Ja. We zoeken een paar praktijken die met ons willen starten. Je ziet dan in de praktijk wat het oplevert voordat je verder gaat. Vraag hieronder een pilot aan.
Demo of pilot
Laat je gegevens achter. Kelly bekijkt hoe jullie de wachtlijst nu bijhouden en laat in 30 minuten zien wat de assistent kan overnemen.
Liever meteen een tijd kiezen? Plan direct in de agenda.
Ontdek hoe nieuwe patiënten zich aanmelden en uitgenodigd worden zonder dat iemand de lijst hoeft af te bellen.